Информации од „зад сцената“: Погледнете како изгледа организирање на конференција во ек на пандемија

Со почетокот на кризата со Ковид-19, брзата адаптација кон дигитализација беше клучна за многу бизниси да опстанат, особено трговците, поради намалениот промет во физичките продавници. Како одговор на пандемијата, голем број на компании се адаптираа и отворија нов канал за продажба кој им помогна да се справат со ударот и да го ублажат падот на продажбите.

Но, како и трговците така и сите оние што работат со едукација или организација на настани мораа да ги променат своите активности од физички во онлајн. Таков е случајот и со Асоцијацијата за е-трговија на Макдонија, АЕТМ, која оваа година по трет пат ја подготвува конференцијата за е-трговија, која ќе се одржи на 25 и 26 ноември, но овој пат за прв пат се организира онлајн. Од тука и изборот на темата на овогодинешната конференија „E-трговија & COVID-19: предизвици и можности!”-на која ќе се зборува за предизвиците  и можностите кои произлегоа од Covid-19, но и за и за потенцијалот за е-трговијата во и надвор од нашата земја.

Тимот на АЕТМ го сподели со нас искуството на тимот за подготовките за една ваква онлајн конфернција со над 30 ескперти – говорници од различни делови од светот во 6 чекори:

Сѐ започна кога уште пред неколку месеци имавме дискусии со тимот поврзани со форматот на оддржувањето на овогодинешната конференција, каде што се двоумевме помеѓу комплетно онлајн или хибридно решение (комбинација на онлајн со физичко присуство). Но, поради опасноста од повторно влошување на состојбата и затворање на границите што е особено значајно кај носењето на странски експерти и секако, поради заштита на здравјето на учесниците, сепак на крајот се одлучивме за целосно онлајн решение односно организација на е-конференција.

Вториот чекор, откако го одбравме форматот на конференцијата, беше креирањето на програмскиот дел, односно креирање на агендата и носењето одлука дали истата да е конципирана како еднодневен настан од 8 часа (како досегашните физички конференции), како дводневен онлајн настан по 4 часа или пак целонеделен онлајн настан со неколкучасовна програма. По долги дискусии, се одлучивме за дводневен онлајн настан од по 4 часа, што ни помогна и да ја „поделиме” агендата на програмата во два главни дела .За да биде уште позабавна конференцијата, вклучивме и интерактивен квиз со кој ќе се доделат вредни подароци на победниците.

Третиот чекор се состоеше од изнаоѓање на соодветни партнери кои ќе ни помогнат во реализација на активностите, како тим за техничка поддршка на конференцијата, тим за изработка на креативи и видеа, тим за креирање на ПР стратегија, тим за креирање на email newsletter кампањи, за водење на социјални медиуми и останати активности. Исто така, во овој чекор се насочивме и кон изнаоѓање на спонзори, партнери и медиумски покровители кои ќе веруваат во вредноста на конференцијата и ќе ја поддржат во секоја форма.

Следниот чекор и за нас еден од најпредизвикувачките беше изборот на соодветна веб платформа која може да задоволи повеќе интереси како стрим во живо на голем број на учесници и воедно да е доволно интерактивна и но и едноставна за користење, а сепак да ги задоволи желбите и на организаторите и на режијата и на спонзорите и партнерите.

Петтиот чекор од подготовките се состоеше во договарање на термините и темите со говорниците. Предизвикот тука беше што многу од нив доаѓаат од различни делови од светот а со тоа и различни временски зони, а и поради датата на конференцијата која е еден ден пред Black Friday која буквално претставува „празник” во светот на е-трговијата и сите бизнис активности се насочени кон овој ден/викенд.

Последниот чекор се состоеше од реализација на сите горенаведени активности и продажба на карти.

Учесниците, пак, велат дека се подготвени да го скршат мразот во новата нормалност, со ваквиот начин на организирање на конференции, споделувајќи со нас како нивните бизниси работат во периодот на оваа светска криза.

– „Од самиот почеток на пандемијата, Кликни Јади се најде во првите борбени редови во однос на достава на храна. Во време на карантин, гужва правевме по улиците на Скопје.“ – вели Роберт од Кликнијади.мк, кој е дел од говорниците на годинашната конференција.

Јана Дурнева, пак, менаџер за грижа на корисници и дигитални технологии во Филип Морис вели:

– „Агилноста е еден од клучните фактори за одржливост на бизнисите при промена на пазарните услови. Пандемијата, која донесе тектонски промени не само на бизнисите туку и на секој аспект од општествениот и социјалниот живот, бара хипер-флексибилност на бизнисот за негов опстанок. Од почетокот на пандемијата многу компании превземаа сериозни чекори во насока на дигитализација, со цел прилагодување на новокреираните навики и потреби на корисниците.“

Инаку, денес е последен ден за купување на карти за конференцијата за е-трговија, а комплетната агенда со повеќе детали за говорниците и темите на разговор може да се погледне овде.